Zaradi v praksi neizbežnega povezovanja več dokumentov v notranja pravila organizacije1 je za zagotovitev njihove izvedljivosti nujno potrebno zagotavljanje medsebojne usklajenosti notranjih pravil oz. njihove konsistentnosti. Zagotavljanje konsistentnosti je še posebno zahtevno, kadar najemamo storitev pri zunanjem izvajalcu. V takem primeru morata obe strani oblikovati skupno oceno tveganj, ki ...

Med osnovna načela e-hrambe je vključena tudi zahteva po vzdrževanju celovitosti in avtentičnosti gradiva za celotno obdobje njegove hrambe. Nespremenljivost in celovitost gradiva oz. reprodukcije njegove vsebine je treba zagotavljati verodostojno in preverljivo, zagotavljati pa je treba tudi dokazljivost njegovega izvora (avtentičnosti). Sama narava gradiva v digitalni obliki dopušča razmeroma ...

Če organizacija še ne posluje elektronsko, je prej omenjeni predpisi pravzaprav ne silijo v e-hrambo. Koristno: Če organizacija pri svojem poslovanju ustvarja gradivo v digitalni obliki in ga nato v tej obliki želi tudi hraniti ter bo pri tem izpolnjevala določila predpisov, lahko njeno elektronsko hranjeno gradivo pridobi pravno veljavo ...

S hitrim razvojem IKT se pojavlja tveganje zastaranja strojne oziroma programske opreme, na kateri in s pomočjo katere je gradivo ustvarjeno in shranjeno. To tveganje je še posebej skrb zbujajoče pri gradivu, za katero je zakonsko predpisana dolgoročna hramba, kar pomeni, da bodo morali biti ti dokumenti hranjeni še mnogo ...

Gradivo, ki nastaja pri poslovanju organizacije, je lahko že v svoji izvorni obliki v digitalni obliki in ga organizacija želi kot takega hraniti. Enako pa lahko hrani gradivo, ki je po svojem izvoru nastalo v fizični ali analogni obliki in ga za te potrebe digitalizira. Ne glede na izvorno obliko ...

Izzive, ki jih sodobno družbeno in poslovno okolje postavlja pred sodobne organizacije, te bolj ali manj rešujejo z dvema ukrepoma: z uporabo sodobnih IKT in z nenehnim prilagajanjem svojih poslovnih procesov zahtevam okolja in notranje dinamike. In eden izmed takšnih načinov je hramba gradiva v digitalni obliki (v nadaljevanju e-hramba ...

Hitro sprejemanje informacijsko-telekomunikacijskih tehnologij (v nadalje- vanju IKT) in posledično vedno bolj uveljavljeno elektronsko poslovanje (e-poslovanje) ustvarjata tri glavne motivacijske razloge za vlaganja v sisteme elektronske hrambe (e-hrambe) poslovne dokumentacije (v nadaljevanju gradiva), ki nastaja pri poslovanju vsake organizacije. Prvič, vedno večje je povpraševanje po stalnem, tudi oddaljenem ...

Strategija oziroma možnosti izvedbe e-hrambe Pri vzpostavitvi e-hrambe gradiva so na voljo različne možnosti (poslovni modeli): uvedba lastnega sistema za e-hrambo oziroma poslovni model »naredi sam«, najem storitve e-hrambe pri zunanjih ponudnikih (model »zunanje izvajanje«) ali delni najem zunanjih storitev, povezanih z zajemom in e-hrambo (model »delno zunanje ...

Ob vzpostavljanju e-hrambe je za vsako organizacijo pomembno, da izbere rešitev, ki je za njeno poslovanje najbolj optimalna tako z vsebinskega, tehnološkega kot stroškovno-finančnega stališča. Na sodobnem prostem trgu blaga in storitev se najdejo tako kakovostno blago in storitve kot hitri zaslužkarji z nekakovostnimi storitvami in blagom. Ker se je ...

Organizacije se pri optimizaciji in izboljševanju svojih poslovnih procesov srečujejo z najrazličnejšimi standardi (na primer ISO), dobrimi praksami (na primer Six Sigma, ITIL) in priporočili, ki so vse pogosteje tudi uzakonjena (na primer Basel II, SOX, PCI ). Vse te optimizacije se v sodobnih organizacijah dokumentirajo in postajajo del njihove ...