Postopek zajemanja mora biti urejen tako, da je zagotovljena zanesljiva pretvorba.1 Z drugimi besedami to pomeni zagotavljanje celovitosti vsebine zajetega gradiva, avtentičnosti in uporabnosti. V ta namen je treba zagotoviti izvajanje ustreznega števila kontrol in dokumentiranje izvedbe postopka. Pri vsakem izmed konkretnih postopkov zajemanja v digitalno obliko mora biti ...

Gradivo, ki ga želimo prenesti iz papirne v digitalno obliko, mora biti urejeno, popisano in ustrezno označeno. Ob tem mora biti določen ustrezen minimalni nabor metapodatkov, ki nam bo omogočal funkcionalni priklic oziroma nadaljnjo uporabo gradiva v digitalni obliki. A) Urejanje gradiva pred zajemom Gradivo je urejeno, če so ...

Ne glede na to, katerega od prej naštetih postopkov izvajamo, imajo ti pomembne skupne lastnosti, ki so ključne za pravilnost in učinkovitost izvedbe postopka. Nedvoumno morajo biti znani cilji postopka (minimalne zahteve za uspešnost izvedbe), izvajalci postopka (delovna mesta) in potek postopka (zaporedje aktivnosti v postopku). Organizacija vse navedeno v ...

Eden temeljnih ciljev pripravljavcev ZVDAGA je bila ureditev postopkov pretvarjanja gradiva iz ene oblike zapisov v drugo, še posebno postopek digitalizacije. Pri zapisovanju določil, ki urejajo to področje v zakonu, pa so bili ne povsem natančno uporabljeni izrazi »zajem«, »zajeto gradivo« in »pretvorba«, podobno se je ponovilo tudi v podzakonskih ...

Ob izvajanju ZVDAGA sta se v povezavi z izvajanjem hrambe gradiva izoblikovala dva izraza kratkoročna in dolgoročna hramba, katerih pomen je treba uvodoma pojasniti. A) Kratkoročna hramba Izraza kratkoročna hramba ne srečamo v ZVDAGA in UVDAG. Zato lahko kratkoročno hrambo opredelimo kot tisto obliko hrambe, ki jo je mogoče izvajati ...

S pomočjo digitalnih tehnologij lahko elektronske zapise (podatke, informacije, dokumente) različnih tipov zelo hitro ustvarimo, hitreje do njih dostopamo, tudi iz oddaljenih mest in več oseb hkrati, enostavneje jih izmenjujemo in kopiramo. To pravzaprav ni trend zadnjih nekaj let. Že leta 2002 je kalifornijska univerza Berkeley (University of California Berkeley) ...

Sodobne digitalne tehnologije, kot jih danes doživljamo, spreminjajo način ustvarjanja zapisov. Ti postajajo digitalni, digitalne tehnologije spreminjajo način njihove uporabe in predvsem pa njihovo količino. Ta eksponentno narašča. Svetovno znana analitska hiša IDC napoveduje, da bo do leta 2025 svetovna podatkovna sfera v digitalni obliki narasla na 163 zettabajtov (ZB), ...

Če bomo kasneje želeli dostopati do gradiva, t.j. podatkov, dokumentov oz. katerihkoli zapisov, jih moramo seveda nekam varno shraniti. a) Kje vse lahko hranimo podatke? Podatki / informacije so danes ena najbolj vrednih stvari. Zaradi tega je lokacija, kjer jih bomo shranili, bistvenega pomena. Kje in kako je to najboljše, ...

Ko so notranja pravila zapisana in jih je potrdilo tako vodstvo kot morda tudi Arhiv RS, jih moramo implementirati (uvesti) v redno izvajanje, in sicer po predhodno pripravljenem načrtu, ki naj vključuje: načrt oziroma določitev prioritet uvedbe po poslovnih procesih, izobraževalne programe, povezane z razumevanjem in izvajanjem notranjih pravil, razvojem ...

Dopolnjevanje notranjih pravil je postopek, ki je po vsebini in poteku podoben postopku priprave notranjih pravil, razlikujejo pa se vzroki, ki privedejo do njega. Že ZVDAGA1 in UVDAG2 določata razloge, zaradi katerih lahko Arhiv RS določi rok, v katerem mora organizacija s potrjenimi notranjimi pravili ta pravila spremeniti ...