Pri določanju vsebine in strukture notranjih pravil nas vodijo odločitve iz priprave in organizacije na zajem, hrambo in spremljevalne storitve, ki so opredelile obseg izvajanja aktivnosti v zvezi z zajemom in e-hrambo gradiva ter morebitno vključitev zunanjih izvajalcev.
Ker je temeljna naloga notranjih pravil opisati delovne procese, ki jih bodo ...
Notranja pravila lahko glede na namen razdelimo v dve veliki skupini:
notranja pravila za lastno izvajanje zajema in/ali e-hrambe,
notranja pravila za izvajanje storitev (ponudnik),
vzorčna notranja pravila.
Glede na njihov namen pa lahko notranja pravila ločimo na:
notranja pravila za zajem,
notranja pravila za hrambo,
notranja pravila za spremljevalne ...
Po ZVDAGA so notranja pravila interni pravni akt, s katerim organizacija ureja zajem in e-hrambo gradiva, ponudniki pa izvajanje storitev.1 Dokazljivo izvajanje dejavnosti v skladu z notranjimi pravili, ki so usklajena z zahtevami ZVDAGA in podrejenimi predpisi, zagotavlja priznanje avtentičnosti gradiva, ki je predmet obravnave.2 Skladnost notranjih pravil ...
Za izbrani način izvajanja e-hrambe (poslovni model) pripravimo načrt vzpostavitve e-hrambe ter:
vzpostavimo ustrezno infrastrukturo (prostor, strojno in programsko opremo) oziroma sklenemo ustrezno pogodbeno razmerje z zunanjim izvajalcem, ko smo se odločili, da bomo najeli ali delno najeli zunanje izvajalce storitev, povezanih z zajemom in e-hrambo,
usposobimo zaposlene,
implementiramo notranja ...
Za izbrani obseg poslovnih procesov in aktivnosti, povezanih z zajemom in e-hrambo gradiva, ki jih bomo izvajali sami, moramo pripraviti notranja pravila (obvezno za javnopravne osebe in ponudnike storitev, zasebni sektor pa na podlagi poslovne odločitve). Vse v povezavi z notranjimi pravili od priprave, sprejema, potrditve, izvajanja in preverjanja izvajanja ...
Zakonu podrejeni predpisi1 podrobneje opredeljujejo izvedbo priprave in organizacije zajema, hrambe in spremljevalnih storitev, in sicer naj bi v okviru te:
najprej določili obseg poslovanja, ki bo urejen z notranjimi pravili,
popisali vrste in vire dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki,
izvedli oceno obstoječega informacijskega sistema in informacijske ...
Koristno: Najboljši način za vzpostavitev e-hrambe gradiva je projektni pristop, kjer posamezne faze projekta izvedemo s projektnimi nalogami.
Koraki do vzpostavitve e-hrambe gradiva so projektne naloge, znotraj katerih pridemo z različnimi aktivnostmi do izdelkov, na njihovi podlagi pa lahko načrtujemo in izberemo ustrezno rešitev vzpostavitve e-hrambe gradiva (ZVDAGA, 17. člen): ...
Danes se, običajno zaradi poslovnih potreb, organizacije1 vedno pogosteje odločajo, da bodo dokumentacijo, ki nastaja pri njihovem poslovanju in je še vedno v večjem delu v fizični2 obliki, pretvorile v elektronsko obliko in jo hranile kot tako. V tem primeru bodo gradivo iz fizične oblike pretvorile v digitalno, ...
Pri poslovanju ustvarjamo različne tipe gradiva v digitalni obliki, kot so besedilni (ali tekstovni) dokumenti, elektronska pošta, spletni dokumenti, zvočni dokumenti, grafični dokumenti, film, video in mešani dokumenti. Kasnejša učinkovita hramba tega gradiva (zagotovljene morajo biti dostopnost, uporabnost, celovitost in avtentičnost gradiva) pa je izpostavljena različnim tveganjem, med njimi najbolj ...
Postopek zajema gradiva v digitalno obliko ali tudi pripravo gradiva na zajem lahko prepustimo zunanjemu izvajalcu. To je posebno pogosto in učinkovito pri večjih količinah gradiva, pri posebnih vrstah gradiva (veliki formati, zapisi na paus papirju ipd.). Smotrnost takega najema storitve nam pokažejo rezultati priprave na zajem in hrambo. (Podrobneje ...