Pri poslovanju ustvarjamo različne tipe gradiva v digitalni obliki, kot so besedilni (ali tekstovni) dokumenti, elektronska pošta, spletni dokumenti, zvočni dokumenti, grafični dokumenti, film, video in mešani dokumenti. Kasnejša učinkovita hramba tega gradiva (zagotovljene morajo biti dostopnost, uporabnost, celovitost in avtentičnost gradiva) pa je izpostavljena različnim tveganjem, med njimi najbolj ...
Postopek zajema gradiva v digitalno obliko ali tudi pripravo gradiva na zajem lahko prepustimo zunanjemu izvajalcu. To je posebno pogosto in učinkovito pri večjih količinah gradiva, pri posebnih vrstah gradiva (veliki formati, zapisi na paus papirju ipd.). Smotrnost takega najema storitve nam pokažejo rezultati priprave na zajem in hrambo. (Podrobneje ...
Postopek zajemanja mora biti urejen tako, da je zagotovljena zanesljiva pretvorba.1 Z drugimi besedami to pomeni zagotavljanje celovitosti vsebine zajetega gradiva, avtentičnosti in uporabnosti. V ta namen je treba zagotoviti izvajanje ustreznega števila kontrol in dokumentiranje izvedbe postopka. Pri vsakem izmed konkretnih postopkov zajemanja v digitalno obliko mora biti ...
Gradivo, ki ga želimo prenesti iz papirne v digitalno obliko, mora biti urejeno, popisano in ustrezno označeno. Ob tem mora biti določen ustrezen minimalni nabor metapodatkov, ki nam bo omogočal funkcionalni priklic oziroma nadaljnjo uporabo gradiva v digitalni obliki.
A) Urejanje gradiva pred zajemom
Gradivo je urejeno, če so ...
Ne glede na to, katerega od prej naštetih postopkov izvajamo, imajo ti pomembne skupne lastnosti, ki so ključne za pravilnost in učinkovitost izvedbe postopka. Nedvoumno morajo biti znani cilji postopka (minimalne zahteve za uspešnost izvedbe), izvajalci postopka (delovna mesta) in potek postopka (zaporedje aktivnosti v postopku). Organizacija vse navedeno v ...
Eden temeljnih ciljev pripravljavcev ZVDAGA je bila ureditev postopkov pretvarjanja gradiva iz ene oblike zapisov v drugo, še posebno postopek digitalizacije. Pri zapisovanju določil, ki urejajo to področje v zakonu, pa so bili ne povsem natančno uporabljeni izrazi »zajem«, »zajeto gradivo« in »pretvorba«, podobno se je ponovilo tudi v podzakonskih ...
Ob izvajanju ZVDAGA sta se v povezavi z izvajanjem hrambe gradiva izoblikovala dva izraza kratkoročna in dolgoročna hramba, katerih pomen je treba uvodoma pojasniti.
A) Kratkoročna hramba
Izraza kratkoročna hramba ne srečamo v ZVDAGA in UVDAG.
Zato lahko kratkoročno hrambo opredelimo kot tisto obliko hrambe, ki jo je mogoče izvajati ...
Med osnovna načela e-hrambe je vključena tudi zahteva po vzdrževanju celovitosti in avtentičnosti gradiva za celotno obdobje njegove hrambe. Nespremenljivost in celovitost gradiva oz. reprodukcije njegove vsebine je treba zagotavljati verodostojno in preverljivo, zagotavljati pa je treba tudi dokazljivost njegovega izvora (avtentičnosti). Sama narava gradiva v digitalni obliki dopušča razmeroma ...