Dolgoročna hramba gradiva v digitalni obliki (v nadaljevanju: digitalno gradivo) predstavlja enega ključnih izzivov za vse organizacije, tako iz javne uprave kot zasebnega sektorja, ki pri svojem poslovanju ustvarjajo, prejemajo ali kako drugače upravljajo dokumentarno[1] in arhivsko gradivo[2]. Zagotavljanje dostopnosti, uporabnosti, celovitosti, avtentičnosti in trajnosti digitalnega gradiva, t. i. načel varne hrambe digitalnega gradiva, je bistveno za varno in zanesljivo dolgoročno hrambo. Varnost in zanesljivost dolgoročne hrambe digitalnega gradiva pa nista odvisni le od infrastrukture, nadzorov in usposobljenega osebja. Ključni so tudi pravilni postopki hrambe, pravna skladnost, trajnostno financiranje, obvladovanje tveganj in prilagajanje tehnološkim spremembam. Samo celovit in sistematičen pristop lahko zagotovi, da bo digitalno gradivo tudi po več desetletjih dostopno, verodostojno in uporabno. V Sloveniji je ta tematika urejena s Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), Uredbo o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAG), Pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki (PETZ) in Pravilnikom o strokovni usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom[3], ki med drugim določajo tudi zahteve za dolgoročno[4] hrambo digitalnega gradiva.

[1] Dokumentarno gradivo je opredeljeno kot vse vrste in oblike zapisov, ki so nastali ali bili prejeti pri poslovanju pravnih in fizičnih oseb. To vključuje gradivo v analogni obliki (npr. papirni dokumenti, filmi), v digitalni obliki (shranjeno na strojno berljivem nosilcu) in gradivo, namenjeno dolgoročni hrambi v digitalni obliki.

[2] Arhivsko gradivo je dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za zgodovino, znanost, kulturo ali pravne interese pravnih in fizičnih oseb. ZVDAGA ga opredeljuje kot kulturni spomenik, ki je varovan z zakonom​. Arhivsko gradivo se lahko deli na javno arhivsko gradivo (nastalo pri javnopravnih osebah) in zasebno arhivsko gradivo (pravnih oseb zasebnega prava in fizičnih oseb, če ima lastnosti arhivskega gradiva in je tako določeno z zakonom ali odločbo državnega arhiva).

[3] Uradni list RS, št. 66/16.

[4] Dolgoročna hramba digitalnega gradiva pomeni hrambo tega gradiva nad pet let. (ZVDAGA, 2. člen).