Arhivi in arhivsko gradivo so pričevalci in poročevalci nekega časa in življenja. Temeljno poslanstvo arhivov je trajno in celovito izvajanje varstva arhivskega gradiva. To poslanstvo se uresničuje v nalogah, ki jih opredeljuje arhivska področna zakonodaja. Med nalogami, ki jih našteva ZVDAGA1, so tudi: vrednotenje dokumentarnega gradiva pri javnopravnih osebah, priprava pisnih navodil za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva, dajanje pojasnil v zvezi z dolžnostmi javnopravnih oseb glede dokumentarnega in arhivskega gradiva, priprava dodatnih pisnih strokovno-tehničnih navodil javnopravnim osebam za odbiranje in izročanje arhivskega gradiva v digitalni obliki, usposabljanje uslužbencev javnopravnih oseb, ki upravljajo dokumentarno gradivo, in delavcev ponudnikov storitev, ki opravljajo dela zajema, hrambe gradiva v digitalni obliki, in spremljevalnih storitev, evidentiranje in razglašanje zasebnega arhivskega gradiva pravnih oseb zasebnega prava in fizičnih oseb ter izvajanje strokovnega nadzora nad njimi, pridobivanje javnega in zasebnega arhivskega gradiva, hranjenje in materialno varovanje arhivskega gradiva.
V javno službo arhivov sodijo tudi naloge varstva arhivskega gradiva nekdanjih državnih, avtonomnih, samoupravnih in drugih organov ter pravnih oseb, za katere so bili ti arhivi ali njihovi predhodniki pristojni po prejšnjih arhivskih predpisih.
Če povzamemo, predpogoj za izvajanje temeljnega poslanstva arhiva je, da se ohrani gradivo pri tistih osebah, ki jih določa ZVDAGA, in da se gradivo izroči pristojnemu arhivu. Arhivi pridobivajo arhivsko gradivo s prevzemom javnega arhivskega gradiva na podlagi ZVDAGA, z odplačnimi oziroma neodplačnimi pravnimi posli (npr. nakup, darilo, oporoka) pri zasebnem arhivskem gradivu oziroma če pristojni arhiv ugotovi, da ima zasebno dokumentarno gradivo lastnosti zasebnega arhivskega gradiva, in s prevzemom zasebnega arhivskega gradiva v hrambo.
ZVDAGA terminološko prepozna pravne osebe javnega prava, pravne osebe zasebnega prava in fizične osebe.
Za javnopravne osebe za potrebe zakona določa državne organe, samoupravne lokalne skupnosti, pravne osebe javnega prava in zasebnega prava ter fizične osebe, ki so nosilci javnih pooblastil ali izvajalci javnih služb. Za navedene osebe velja, da so po zakonu zavezanci za sodelovanje s pristojnim arhivom in za izročitev arhivskega gradiva arhivu. Pri njih nastaja javno arhivsko gradivo. Pri tem je treba opozoriti, da je javno arhivsko gradivo, ki nastaja pri zgoraj navedenih osebah, državna lastnina, razen arhivskega gradiva samoupravnih lokalnih skupnosti in pravnih oseb, ki jih je ustanovila samoupravna lokalna skupnost. V teh primerih je javno arhivsko gradivo last lokalne skupnosti, ki za hrambo lahko ustanovi svoj arhiv.
ZVDAGA predvideva možnost, da če lokalna skupnost ne ustanovi lastnega arhiva, arhivsko gradivo hrani in upravlja pristojni regionalni arhiv.
Največkrat se pri tem postavlja vprašanje, kdo postane zavezanec po ZVDAGA in kako. Pri javnopravnih osebah dileme ni, saj opravljajo dejavnosti javnega značaja, ki zagotavljajo delovanje družbe in obstoj družbene ureditve in so neizogibne pri delovanju tako države kot širše družbe. V ta namen država ali lokalna skupnost ustanavlja javne zavode ali javna podjetja, agencije itd.
Lahko pa država ali lokalna skupnost za zagotavljanje izvajanja javnih služb namesto ustanavljanja zavodov ali podjetij podeli izključno pravico izvajanja dejavnosti javne službe fizični ali pravni osebi zasebnega prava, in sicer tako, da podeli koncesijo ali vlaga javni kapital v dejavnost oseb zasebnega prava. Druga oblika pa so pravne osebe zasebnega ali javnega prava ali fizične osebe kot nosilci javnih pooblastil, ki po zakonu pridobijo javno pooblastilo za opravljanje nekaterih funkcij državne uprave. Primer takega prenosa dela državnih nalog je delo notarjev.
V arhivski praksi se je uveljavil izraz ustvarjalec, ki je zajel vse tri v zakonu prepoznane kategorije oseb, s katerimi arhiv sodeluje in od katerih prevzema arhivsko gradivo. To v stroki uveljavljeno poimenovanje je prevzela UVDAG2 in opredelila, da je »ustvarjalec pravna oseba, njena organizacijska enota ali fizična oseba oziroma skupina oseb, pri kateri nastaja dokumentarno gradivo, iz katerega se odbira arhivsko gradivo, ki se v skladu z zakonom izroča pristojnim arhivom«.
UVDAG poleg ustvarjalcev opredeljuje še imetnika kot pravno ali fizično osebo oziroma skupino oseb, ki hrani arhivsko gradivo in ni nujno, da je ustvarjalec tega gradiva.
Arhivi hranijo in varujejo po zakonu javno arhivsko gradivo in tudi zasebno arhivsko gradivo, ki nastaja pri zasebnih pravnih osebah, fizičnih osebah, družinah, rodbinah itd.