Za »javni sektor« je država v Uredbi o upravnem poslovanju[1], Pravilniku o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju[2] in Pravilniku o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi[3] natančno predpisala upravljanje gradiva:

• posamezne postopke pisarniškega poslovanja od prejema ali nastanka gradiva, njegovega celotnega urejenega in evidentiranega življenjskega cikla do hrambe v zbirkah, odbiranja arhivskega za izročitev pristojnemu javnemu arhivu in uničenja nepotrebnega,
• podlago vsebinske ureditve gradiva z obveznim okvirnim klasifikacijskim načrtom in izhodišča za določanje rokov hrambe posameznih vsebinskih sklopov,
• obvezne elemente evidence dokumentarnega gradiva in njeno vodenje z informacijskim sistemom ter vsebinsko opremljanje fizičnih dokumentov in zadev (prejemno štampiljko in ovoj zadeve) oz. njihove tehnične opreme.

Iz tega sistema je izvzela »specifično«[4] gradivo - to je gradivo, za katero veljajo posebni predpisi in ga je treba urediti in hraniti v skladu z njimi, pri tem pa določbe uredbe smiselno uporabljati.

Pomembno: Predpisano ne velja le za organe državne uprave in uprave samoupravnih lokalnih skupnosti, temveč tudi za »druge pravne in fizične osebe, kadar na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge[5]« - sem sodijo torej tudi vse javne in zasebne ustanove, zavodi, družbe in združenja, ki so jim bila taka pooblastila dodeljena.

S celovitim urejanjem upravljanja gradiva »zasebnega sektorja« se država ne ukvarja, če zasebniku ni podelila javnega pooblastila za opravljanje upravne naloge. Na njegovo ravnanje z gradivom vpliva s področno zakonodajo, kadar v njej predpisuje vsebino in vodenje specifičnega gradiva. Tako npr. Zakon o gospodarskih družbah[6] postavlja določbe o poslovnih knjigah in letnem poročilu[7] ter predpisuje, katere obvezne podatke morajo vsebovati izhodna sporočila družbe[8]. Podrobnejša navodila o računovodski in knjigovodski dokumentaciji določajo Slovenski računovodski standardi[9] in davčna zakonodaja (Zakon o davku na dodano vrednost[10], Zakon o davčnem postopku[11]). Pri vodenju projektne in tehnične dokumentacije ne moremo mimo Gradbenega zakona[12] in Pravilnika o projektni dokumentaciji[13] itd. Pri snovanju lastnega sistema za upravljanje gradiva je zasebnikom prepuščena večja svoboda za iskanje rešitev, česar ob ozaveščenosti o pomenu urejenega poslovanja nobena resna organizacija ne more enačiti z zanemarjanjem tega segmenta.

Z ZVDAGA je zakonodajalec ponudil možnost zagotavljanja pravne veljave digitalnega gradiva, če organizacija, ki elektronsko posluje, z notranjimi pravili in njihovim izvajanjem uredi zajem in hrambo svojega gradiva v digitalni obliki. Določbe o upravljanju dokumentarnega gradiva so obvezen del notranjih pravil[14]. V njih morajo biti urejeni vsi postopki: od zajema, razvrščanja, evidentiranja do zagotavljanja varne hrambe, odbiranja za dolgoročno hrambo, izločanja in uničevanja gradiva.

[1] Uredba o upravnem poslovanju /UUP/ (Ur. l. RS, št., 9/18, 14/20, 167/20 in 172/21).

[2] Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 75/05, 86/06, 47/08, 58/10, 9/18 in 1/19).

[3] Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi (Ur. l. RS, št. 49/19).

[4] UUP, 48. člen.

[5] Ni mišljeno samo odločanje v upravnem postopku, ampak tudi vodenje uradnih evidenc, izdajanje potrdil o podatkih iz evidenc, naloge, ki jih opravljajo kot izvajalci javnih služb, itd.

[6] Zakon o gospodarskih družbah (Ur. l. RS, št. 65/09 – uradno prečiščeno besedilo, 33/11, 91/11, 32/12, 57/12, 44/13 – odl. US, 82/13, 55/15, 15/17 22/19 – ZPosS in 158/20 – ZIntPK-C)

[7] ZGD-1, 53.–70. člen

[8] ZGD-1, 45. člen – poleg celotne firme in sedeža družbe navedeni tudi registrski organ, pri katerem je družba vpisana, in matična številka družbe; pri družbi z omejeno odgovornostjo (d. o. o.) in delniški družbi (d. d.) je treba navesti tudi znesek osnovnega kapitala in znesek še nevplačanih vložkov.

[9] Slovenski računovodski standardi (2016) (Ur. l. RS, št. št. 95/15, 74/16 – popr., 23/17, 57/18 in 81/18)

[10] Zakon o davku na dodano vrednost (Ur. l. RS, št. št. 13/11 – uradno prečiščeno besedilo, 18/11, 78/11, 38/12, 83/12, 86/14, 90/15, 77/18, 59/19 in 72/19)

[11] Zakon o davčnem postopku (Ur. l. RS, št. 13/11 – uradno prečiščeno besedilo, 32/12, 94/12, 101/13 – ZDavNepr, 111/13, 25/14 – ZFU, 40/14 – ZIN-B, 90/14, 91/15, 63/16, 69/17, 13/18 – ZJF-H, 36/19, 66/19 in 145/20 – odl. US)

[12] Gradbeni zakon (Uradni list RS, št. 61/17 in 72/17 – popr., 65/20 in 15/21 – ZDUOP)

[13] Pravilnik o projektni dokumentaciji (Uradni list RS, št. 55/08, 61/17 – GZ in 36/18)

[14] UVDAG, 8. člen