Upravljanje dokumentarnega gradiva je orodje vodenja, ki je tesno povezano z organizacijo in učinkovitostjo dela. Z omogočanjem pregleda nad njegovim potekom pa nam daje ključne informacije za odločanje.
Če želimo organizirati kakovosten sistem upravljanja gradiva za celotno organizacijo, predvsem pa zagotoviti njegovo izvajanje, se bo za to moralo najprej odločiti vodstvo organizacije ter nekomu iz najvišjega operativnega vodstva dodeliti odgovornost za kreiranje, vzpostavitev in pravilno izvajanje.{{ Urejeno pisarniško poslovanje}}
Čaka nas kompleksno projektno delo, ki bo prevetrilo vse organizacijske enote, njihovi predstavniki pa bodo morali aktivno sodelovati v vseh naslednjih etapah:
Povzeli bomo trenutno stanje - pregledali, kako upravljamo gradivo v organizaciji kot celoti in kako po posameznih organizacijskih enotah, katere evidence o gradivu vodimo, kako gradivo odlagamo.
Ugotovitve bomo kritično preučili - ugotovili, kje je ravnanje z gradivom zadovoljujoče in kje povzroča težave za izvajanje poslovnih aktivnosti.
Odločili se bomo, katere od starih rešitev bomo ohranili in kje bomo morali ustvariti nove.
Pomembna bo odločitev za centralizirano ali decentralizirano opravljanje glavnih postopkov upravljanja gradiva, vključno s skrbjo in nadzorom nad pravilnim ravnanjem z gradivom po vsej organizaciji; premislili bomo, ali v organizaciji že deluje enota ali več enot, katerih delokrog bi lahko zgolj spremenili oz. dopolnili glede na nove potrebe.
Izdelali bomo vsa potrebna vsebinska1 in tehnična2 orodja za upravljanje gradiva.
Zapisali bomo podrobna navodila za izvajanje upravljanja gradiva v internem predpisu (ta bo sestavni del notranjih pravil, če bomo poslovali elektronsko).
Organizirali bomo še funkcionalno izobraževanje vseh skupin zaposlenih, prilagojeno naravi njihovega dela. Nujna je namreč zadovoljiva strokovna usposobljenost asistentskega osebja, ki bo izvajalo glavne naloge, pa tudi vseh drugih uslužbencev, katerih korektno prilagojeno ravnanje z gradivom bo šele omogočilo, da bo sistem v praksi uspešno zaživel; z jasnimi razlagami pomena dela se bo spremenil tudi njihov odnos.3
Treba je poudariti, da spremembe upravljanja gradiva lahko spremenijo potek izvajanja poslovne aktivnosti, še posebej če uvajamo elektronsko poslovanje.
Ali je uvajanje novega upravljanja gradiva smotrno, bomo ugotovili, če na tehtnico položimo stroške vsebinsko-tehnične priprave posodobljenega upravljanja gradiva in koristi, ki jih bo drugačno ravnanje z gradivom prineslo za celotno poslovanje organizacije, z zadostitvijo predpisom in ugledom vred. Praksa je pokazala, da zgolj prepustitev vsebinsko-organizacijskih in tehničnih rešitev ponudniku ne prinaša zadovoljivih rezultatov, na to opozarjajo celo ponudniki sami; predvsem se moramo zavedati, da snujemo sistem upravljanja gradiva zase, zato sami domislimo njegovo vsebinsko zasnovo ter jasno in natančno opredelimo zahteve za izdelavo zadovoljujoče tehnične rešitve.
Klasifikacijski načrt, signirni načrt, evidenca gradiva z vsemi obveznimi elementi, obrazci za izdelavo dokumentov itd.↩︎
Informacijski sistem za celovito upravljanje dokumentov, zgolj aplikacija za vodenje evidence itd.↩︎
Za pravne osebe, ustvarjalke javnega arhivskega gradiva, izvajajo na podlagi ZVDAGA in Pravilnika o strokovni usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom (Ur. l. RS, št. 66/2016) strokovno usposabljanje s preizkusi slovenski javni arhivi.↩︎