Ni treba posebej omenjati, da v zadnjih letih kot posledica hitrega tehnološkega razvoja nastaja vedno več zapisov¹ le še v digitalni obliki, vse od običajnih tekstovnih do zvočnih, slikovnih zapisov do elektronske pošte in zapisov na družbenih medijih ali v okviru različnih podatkovnih baz - in to v vseh okoljih, tako v zasebnih podjetjih (gospodarskih družbah) kot javnih inštitucijah. Prednost tovrstnih zapisov se izkazuje v hitrejši komunikaciji, omogočen je dostop do njih iz različnih lokacij, več oseb lahko istočasno dostopa in uporablja isti zapis, možno je zagotoviti varnostne kopije teh zapisov brez da bi posebej dokazovali, ali gre za originalni zapis ali zgolj za kopijo, in še bi lahko naštevali.

Ali ste vedeli …

... da so leta 2018 v Grčiji na
mestu starogrškega svetišča v Elidi na polotoku Peloponezu našli iz gline izdelano ploščo, na kateri je izpisanih 13 verzov Homerjevega junaškega epa Odiseje, za katero predvidevajo, da gre za
najstarejši primerek zapisa njegove poezije?

Vir: RTV SLO (2018)²

Še vedno pa ostaja tudi potreba po ohranjanju teh zapisov, tako kot so se ohranjali zapisi stoletja nazaj, najprej na kamnu, glinenih ploščah, potem papirusu in papirju. Pri digitalnih zapisih je razlika le ta, da moramo imeti za dostop do njih in nadaljnjo uporabo na voljo ustrezno tehnologijo. Ta pa se še vedno hitro spreminja. Če po eni strani tehnološki razvoj prinaša vedno nove možnosti tako v poslovnem kot zasebnem življenju, pa po drugi strani prinaša velike skrbi, ko začnemo razmišljati o tem, da je treba digitalne zapise ohranjati zaradi različnih kasnejših potreb. Če gre za potrebo po ohranjanju digitalnih zapisov za le nekaj let, potem to niti ni, vsaj zaenkrat, večja težava. Praksa je pokazala, da se nekaj let po nastanku do digitalnega zapisa z obstoječo tehnologijo še da dostopati in ga uporabljati.

V zadnjih letih pa smo se že nemalokrat srečali s težavami, ko so bili zahtevani dostopi do digitalnih zapisov, ki so nastali pred deset in več leti nazaj. Enake težave so še vedno prisotne in na podlagi preteklih izkušenj se povsem upravičeno pričakuje, da bodo prisotne še dolgo. Da gre dejansko za resne težave, kaže dejstvo, da se z njimi zadnja leta intenzivno ukvarja praktično cel svet. Še posebej pa se jim posvečajo arhivi; inštitucije, katerih ključna naloga je, da prevzemajo zapise, ovrednotene kot pomembne za zgodovino, kot kulturno dediščina naroda, od ustvarjalcev ter jih ohranjajo v nespremenjeni obliki in takšne potem posreduje končnim uporabnikom na podlagi njihovih poizvedb.

V prispevku bo predstavljeno, kako pripraviti digitalne zapise in jih posredovati v sisteme za dolgoročno hrambo, bodisi da so ti v gospodarskih družbah ali v javnem sektorju. Ker pa se v slednjem ustvari večji del zapisov, ki dobijo status arhivskih, jih bomo še posebej izpostavili ter preverili, kakšne so v Sloveniji trenutne rešitve za njihovo obvladovanje danes in v prihodnosti.

Pomembno: V Sloveniji leta 2006 sprejet Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) je postavil jasno ločnico in določil, da se morajo zapisi, ki jih je treba hraniti več kot pet let, hraniti v obliki in na nosilcu, ki sta primerna za dolgoročno hrambo.

---

1. V prispevku pod zapis razumemo vse vrste gradiva (npr. tekstovne, zvočne in slikovne datoteke, e-pošta, zapisi na družbenih omrežjih in spletnih straneh, podatkovne baze).↩︎

2. RTV SLO (2018). Našli glineno ploščo z nemara najstarejšim znanim zapisom homerskega epa. Najdeno na naslovu https://www.rtvslo.si/kultura/drugo/nasli-glineno-plosco-z-nemara-najstarejsim-znanim-zapisom-homerskega-epa/460385 [19. 6. 2020]↩︎