Če so dokumentarno gradivo vsi zapisi, ki nastanejo pri poslovanju (tako izvirni kot reproducirani, prejeti ali ustvarjeni, ne glede na obliko in način zapisa ter njegov namen), je arhivsko tisti njegov del, ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ali trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb; arhivsko gradivo je kulturni spomenik.¹ Arhivsko gradivo je torej najdragocenejši del dokumentarnega gradiva, ki ga kot neposreden narodov spomin ohranjamo prihodnjim rodovom. Sega v vse pore narodovega delovanja in ustvarjanja ter omogoča in oblikuje njegovo identiteto. Za raziskave ga kot primarni vir uporabljajo zgodovinopisje in druge znanosti, z izpričevanjem stvaritev človeške družbe

• od tehnologije do naravoslovnih in družboslovnih znanosti in umetnosti
• vpliva na oblikovanje vrednot. Arhivsko gradivo ima status kulturnega spomenika (to pomeni kulturno dediščino najvišjega ranga, katere odtujevanje oz. uničevanje je sankcionirano). Na drugi strani arhivsko gradivo ohranja svojo dokazno vrednost - prvotni pomen za posameznika, organizacijo in državo, ki ga lahko uporabijo v različnih (uradnih, sodnih, pogajalskih) postopkih.

V Sloveniji je skrb za varovanje arhivskega gradiva zaupana državnemu arhivu (Arhiv Republike Slovenije) in šestim regionalnim arhivom (Zgodovinski arhiv Ljubljana, Pokrajinski arhiv Maribor, Zgodovinski arhiv Ptuj, Zgodovinski arhiv Celje, Pokrajinski arhiv Koper in Pokrajinski arhiv Nova Gorica). V njihovo pristojnost so razdeljena območja upravnih enot, tako da je ustvarjena arhivska mreža, ki z izvajanjem arhivske javne službe zajema celotno državo².

Javni arhivi so zakladnice dokumentov naše preteklosti (z najstarejšimi zapisi iz 12. stoletja), hkrati pa morajo poskrbeti za »arhiviranje naše sedanjosti« za naslednje generacije; minljivost sodobnih zapisov postavlja prednje dodaten problem.

Poleg tega da varujejo arhivsko gradivo in ga pridobivajo od njegovih ustvarjalcev, vodijo arhivi o gradivu evidence (in pripomočke za uporabo) ter omogočajo njegovo uporabo vsakomur - za znanstvenoraziskovalno delo (v arhivski čitalnici ali z objavo na svetovnem spletu); na podlagi gradiva izdajajo tudi izpise oz. kopije in potrdila.

In kaj je arhivsko gradivo konkretno - kateri del dokumentarnega gradiva natančno, kdo ga določa in kako? Kdo ga ustvarja?

Arhivsko gradivo v javnih arhivih v kontekstu nastanka pri ustvarjalcu

Ustvarjalci arhivskega gradiva smo lahko tako rekoč vsi - posamezniki in organizacije, zasebniki ali javne ustanove, pri katerih nastaja dokumentarno gradivo. Vrednotenje dokumentarnega gradiva posameznega ustvarjalca je naloga javnih arhivov, ki za odbiranje javnega arhivskega gradiva izdajajo strokovna navodila, za zasebno pa odločbe (državni). Kdo so ustvarjalci javnega arhivskega gradiva, določa pristojno kulturno ministrstvo³.

Arhivi hranijo arhivsko gradivo razvrščeno po posameznih arhivskih fondih - arhivski fond je zaključena celota arhivskega gradiva, ki izvira od enega ustvarjalca.

Vsebinsko bi ga lahko razdelili na tri večje skupine:

1. del, ki kar najbolj popolno izpričuje življenjsko pot in delo svojega ustvarjalca,
2. del, ki govori o ustvarjalčevih izjemnih dosežkih in stvaritvah, ki mu dajejo poseben pečat in mesto v njegovem ustvarjalnem okolju (stroki) ali družbi, in
3. del, ki je zelo ilustrativen, a velikokrat pri hrambi prezrt (objave, posnetki).

Če mu poskusimo nadeti nekaj splošnih lastnosti, bi arhivsko gradivo lahko opisali kot:

• podatkovno najbogatejše dokumente in evidence - iskali bomo zbirna poročila, načrte, bilance, evidence in ne npr. mesečnih, tedenskih, celo dnevnih poročil ali obrazcev, katerih celotno vsebino smo že vnesli v evidenco; pri tem moramo paziti, da v primerih, ko dolgoročni zbiri ali evidence sploh niso bile ustvarjene, ne zavržemo gradiva, katerega vsebina je enkratna (ko podobnih zbranih podatkov ni mogoče najti nikjer drugje), z rutiniranim ravnanjem bi namreč ustvarili dokončno nenadomestljive vrzeli (tako za zgodovinsko zavest kot pravno varnost); prav tako moramo biti pozorni, da ob evidenci ohranimo bistvene podatke o vsebini njihovih rubrik, pogojeni z izvorom, in da ob evidenci ohranimo tudi samo gradivo, kadar evidenca ne vsebuje ključnih podatkov in je le pripomoček za pregled nad njim; posebej pomembne so uradne (javne) evidence z vsemi varovanimi podatki (registri, katastri);

• dokumente o dogajanjih, ki so neposredno vplivala na razvoj (dejavnosti) ustvarjalca - ohranjati moramo zapisnike sej in pripadajočega gradiva vodstvenih in vseh drugih organov (uprave, nadzornega sveta, skupščine, svetov, kolegijev) ter delovnih teles (projektnih skupin, komisij, odborov, sekcij) organizacije;

• dokumente o razvoju samem:

  • o statusnih zadevah (od dokumentov o ustanovitvi, pripojitvah, razdelitvah, preoblikovanjih, reorganizacijah do dokumentov, povezanih s stečajem, likvidacijo itd.),
  • premoženjskopravnih zadevah (gradivo, odražajoče lastništvo in lastninjenje, denacionalizacijo, lastniško preoblikovanje - od knjig delničarjev do zemljiškoknjižnih zadev) in
  • organizacijskih zadevah (od zakonov, uredb, pravilnikov, statutov do predpisov o notranji organizaciji in poslovanju, vključno z dokumentacijo o dejavnostih, proizvodih, uporabljanih tehnologijah),
  • o iskanjih poti (strokovnega) napredka in njihovih rezultatov (najrazličnejše (projektne) študije, analize, statistike, poizkusi, elaborati, izumi, patenti, licence, inovacije, tehnične izboljšave, normativi in standardi),
  • o zagotavljanju javne infrastrukture (tehnična gradbena oz. projektna dokumentacija lastnih, uporabljanih, tipskih in javnih objektov ter infrastrukture - telekomunikacijske, energetske, cestne, železniške itd.)
  • o sočasnih objavah (tiskanih in spletnih, internih in javnih predstavitvenih in jubilejnih publikacij, zbornikov, glasil, reklam, prospektov, letakov, plakatov, vzorcev obrazcev, cenikov, voznih redov itd.) in posnetkov (fotografijah, filmih, avdio in video) o dejavnostih, objektih, napravah, postopkih, ljudeh, dogodkih, prireditvah, naravi, pojavih ter
  • o priznanjih, odlikovanjih, nagradah.

UVDAG določa, da državni arhiv (Arhiv RS) pripravi seznam dokumentarnega gradiva, ki je lahko ovrednoteno kot arhivsko gradivo, in ga objavi na spletni strani.

Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi⁴ v prilogi - zbirnem klasifikacijskem načrtu določa arhivsko gradivo, označeno različno za različne vrste ustvarjalcev.

Tipski seznam dokumentarnega gradiva gospodarskih organizacij, ki ima lastnosti arhivskega gradiva, je sprejela tudi slovenska medarhivska strokovna skupina za arhivsko gradivo v gospodarstvu.

Pri odločanju o tem, kaj je arhivsko gradivo, si ne smemo postavljati nobenih tehničnih omejitev - vselej nas zanima njegova izvorna oblika, pa naj bo ta elektronska ali fizična, arhivsko gradivo moramo ohraniti v tisti, v kateri je nastalo; izvorno digitalne zapise moramo zato hraniti v obliki in na nosilcu za dolgoročno hrambo do izročitve javnemu arhivu in ne le natisniti na papir, ter nasprotno – ne smemo uničiti fizičnih izvirnikov arhivskega gradiva, četudi smo ga digitalizirali ali mikrofilmali.

Arhivsko gradivo vsebuje varovane (osebne podatke, davčne tajnosti, poslovne skrivnosti) in tajne podatke, katerih zaščito mora javni arhiv zagotoviti v skladu z ZVDAGA,⁵ nanje pa mora ob izročitvi javnemu arhivu opozoriti sam ustvarjalec - jih opredeliti in označiti ter zanje določiti roke nedostopnosti.⁶