Pri pomenu besedne zveze »učinkovita hramba gradiva« se ni mogoče neposredno opirati na njeno razlago ali definicijo v ZVDAGA ali podrejenih dokumentih, saj jo je mogoče najti le med določili, ki opredeljujejo namen, cilj oziroma učinek posameznega poslovnega procesa.1 Kljub temu pa jo je z branjem celotnega besedila predpisov, posebno temeljnih načel zakona2, mogoče pojasniti.
Kot učinkovito hrambo {{Učinkovita hramba gradiva}} lahko razumemo tisto hrambo, ki zagotavlja izpolnjevanje potreb, zaradi katerih je gradivo nastalo ali ga hranimo. Mednje je mogoče šteti najmanj:
V prvi vrsti so učinki gradiva povezani s pravnim varstvom oseb, o čemer priča tudi historično dejstvo, da so najstarejša gradiva nastala zaradi pravne varnosti tistih, ki so hranili dokumente. Te učinke ZVDAGA opredeljuje z načeli ohranjanja uporabnosti vsebine gradiva in njegove celovitosti, posledica tega pa je tudi ohranjanje avtentičnosti oziroma verodostojnosti.
Pomemben poudarek daje ZVDAGA tudi zagotavljanju dostopnosti. Učinkovita hramba namreč ni tista, ki zagotovi le ohranjanje, pač pa mora biti gradivo tudi dostopno tistim, ki so do dostopa upravičeni.
Načelo varstva kulturnega spomenika je tesno povezano s hrambo gradiva, ki ima status arhivskega gradiva. To gradivo ima tak status zaradi vsebine, oblike ali okoliščin, v katerih je nastalo oziroma je bilo uporabljano, in ima lastnosti kulturne dediščine.
Učinkovita hramba arhivskega gradiva zagotavlja ohranitev opisanih pomembnih dodatnih lastnosti. Za vse gradivo, ki je predmet učinkovite hrambe, vselej velja tudi upoštevanje načela trajnosti. Ob arhivskem in dokumentarnem gradivu, ki ju je treba hraniti trajno, velja to tudi za tiste oblike gradiva, ki imajo krajše roke hrambe. Učinkovita hramba zato zagotavlja spoštovanje zgoraj naštetih načel v celotnem obdobju hrambe gradiva.