Kakršno koli spremembo bistvenih podatkov v vlogi ali v priloženi dokumentaciji mora registrirani ponudnik v pisni ali elektronski obliki prijaviti Arhivu RS praviloma osem dni pred spremembo, vendar najpozneje v petnajstih dneh po spremembi. To stori tako, da vloži zahtevek o registraciji, v katerem navede spremembe glede na že podeljeno registracijo. Arhiv RS prijavljeno spremembo prouči in odloči, ali je zaradi nje treba popraviti podatke v registru, in v tem primeru izda novo odločbo o registraciji, spremembo pa vpiše v register.

Pomembno: Za vsako spremembo registracije je treba ob vlogi plačati upravno takso v višini 22,60 evra.

Če Arhiv RS sam izve za spremembo pomembnejših podatkov o ponudniku, ponujani opremi ali storitvah ali pomembnejših podatkov v vlogi ali priloženi dokumentaciji, lahko po uradni dolžnosti začne postopek spremembe registracije in o tem obvesti ponudnika.