Za zagotovitev višjega nivoja varnosti in zanesljivosti delovanja sistemov za zajem in e-hrambo gradiva ter ustreznega nivoja zagotavljanja storitev uvaja ZVDAGA še dodaten instrument, in sicer certifikacijo1. Registriran ponudnik lahko certificira določeno strojno in programsko opremo, katere namen je v celoti ali delno omogočiti zajem ali e-hrambo gradiva ter s tem povezana opravila (storitev zajema in e-hrambe oziroma spremljevalnih storitev).
Koristno: Certifikacija je postopek, s katerim Arhiv RS prizna skladnost ponujene opreme oziroma storitev zajema in e-hrambe ter spremljevalnih storitev z veljavnimi predpisi.
Ločimo štiri tipe postopkov certifikacije:
Certifikacija je prostovoljna in je na voljo vsem registriranim ponudnikom opreme in storitev.
Pomembno: Obvezen predpogoj za vložitev zahteve za certifikacijo opreme oziroma storitev je registracija ponudnika opreme in storitev.
Če se določena strojna in programska oprema certificira v postopku certifikacije storitve, velja certifikacija te opreme le v okviru certificirane storitve.
Pomembno: Pridobljena certifikacija ponudnikom omogoča poslovanje z javnim sektorjem, hkrati pa njihovim uporabnikom zagotavlja večjo varnost pri uporabi opreme in storitev. Zasebni sektor ni zavezan k uporabi certificirane opreme oziroma storitev.
Temeljna podlaga za izvajanje postopkov certifikacije so splošni pogoji2 za izvajanje (v nadaljnjem besedilu: SlpPA), ki jih je v skladu z ZVDAGA3 izdal Arhiv RS in so objavljeni na njegovi spletni strani4. Z njimi je vsem registriranim ponudnikom opreme in storitev priporočeno, ponudnikom certificirane opreme in storitev pa naloženo zanesljivejše opravljanje dejavnosti.
Ponudniki morajo v splošnem za pridobitev certifikacije izpolnjevati zahteve glede opreme, informacijske varnosti, usposobljenosti kadrov, okolja, upravljanja dokumentacije in dokumentiranosti vseh postopkov.
Ključni elementi ugotavljanja skladnosti so: zakonodaja, odločevalni postopki na podlagi splošnih pogojev za izvajanje certifikacije in s pomočjo kontrolnih seznamov, nadzor.
Pomembno: Sklep o podelitvi certifikacije je potrdilo o ustreznosti oziroma skladnosti opreme oziroma storitev z zahtevami ZVDAGA in njemu podrejenimi predpisi.
Čeprav država ne predpisuje obveznega certificiranja opreme oziroma storitev, pa ima certifikacija pomembno odločilno prednost – opremo in storitve, povezane z zajemom in e-hrambo gradiva za javnopravne osebe, lahko izvajajo zgolj ponudniki, ki so za to opremo oz. storitve pridobili certifikacijo. Certifikacija ima torej odločilno vlogo v celotnem javnem sektorju.
Pomembno: Če želi pri zajemu in e-hrambi gradiva sodelovati z javnopravnimi osebami, mora ponudnik za opremo in storitve, ki jih ponuja, pridobiti pri Arhivu RS certifikacijo.
ZVDAGA, 85. člen.↩
ZVDAGA, 86. člen; Splošni pogoji za izvajanje certifikacije 4.0 /SplPA/ (št. 382-14/2006/39, 27. 3. 2012), Arhiv RS, 2012, Slovenija.↩
ZVDAGA, 86. in 91. člen.↩
Dostop do splošnih pogojev za izvajanje certifikacije:http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/zakonodaja/Spik_4.0.pdf↩