Z razvojem sodobnih telekomunikacijskih sistemov, predvsem pa hitrim vzponom interneta, ki se pogosto pogovorno nanaša na storitve, kot so svetovni splet (www) in elektronska pošta, so bile ob koncu 20. stoletja vzpostavljene dobre tehnološke možnosti za elektronsko poslovanje. Ko je Državni zbor Republike Slovenije leta 2000 sprejel Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP)¹, smo v Sloveniji dobili tudi pravne podlage za elektronsko poslovanje.

Koristno: Bistveno pri ZEPEP je, da je pod posebnimi pogoji elektronskemu podpisu priznaval enako veljavo, kot jo ima v papirnatem svetu lastnoročni podpis.

Od leta 2000 je torej ZEPEP skupaj z Zakonom o splošnem upravnem postopku, Uredbo o upravnem poslovanju, Sodnim redom, Slovenskimi računovodskimi standardi, Zakonom o davku na dodano vrednost, Zakonom o davčnem postopku in še nekaterimi drugimi predpisi določal v glavnem postopke elektronskega poslovanja, pogoje glede dosegljivosti in primernosti za kasnejšo uporabo, le deloma pa tudi postopke in zahteve za hrambo zapisov v elektronski obliki (v nadaljevanju e-zapisi²).

Tehnološke možnosti in pravne podlage za elektronsko poslovanje (e-poslovanje) so povzročile vedno večjo količino e-zapisov, posledično pa pojav številnih vprašanj in izzivov. Tehnologija se je namreč razvijala z nesluteno hitrostjo, strojna in programska oprema sta hitro postajali zastareli, zato je bilo naenkrat v ospredju vprašanje, kako bo z e-zapisi čez deset, dvajset ali nekaj sto let. Ali bodo dostopni, jih bomo lahko brali, in če da, ali bodo verodostojni, ali bodo imeli pravno oziroma dokazno vrednost? In seveda, ali bomo sposobni to dokazati? Ta vprašanja so postala ključna za e-zapise, za katere zakonski predpisi določajo dolgoročno hrambo, kar pomeni, da bodo ti zapisi hranjeni še mnogo let po njihovem nastanku.

Pomembno dejstvo, ki jo je v slovenski pravni red prinesel ZEPEP, je bilo to, da imajo e-zapisi dokazno vrednost in pravno veljavnost, če so hranjeni tako, da so vedno dosegljivi za kasnejšo uporabo, shranjeni v izvirni obliki ali obliki, ki jih verodostojno predstavlja, in da je vedno mogoče ugotoviti njihov izvor in čas nastanka ter da tehnologija onemogoča spremembe ali izbris podatkov.

Koristno: ZEPEP je bil zgolj pravna podlaga za hrambo »običajnih« e-zapisov, torej tistih, za katere čas hrambe ni bil posebej predpisan.

Določila ZEPEP niso zadoščala za celovito ureditev hrambe vseh vrst zapisov, saj se nanašajo le na tiste zapise, ki so bili ustvarjeni in tudi hranjeni v elektronski obliki, zanje pa niso veljali nobeni posebni pogoji glede hrambe. S tem je ZEPEP ponujal pravno podlago za dokazno vrednost manjšega dela zapisov, s katerimi so se različne organizacije srečevale pri svojem poslovanju. Organi in sodišča so od strank v večini primerov torej morali zahtevati predložitev izvirnega zapisa tudi v fizični, neelektronski obliki.