Pred leti, ko so količine papirnih dokumentov postajale vedno večje in so se organizacije znašle pred prostorsko stisko, kasnejši čas iskanja teh dokumentov je postajal vedno daljši, uporabniki pa vedno bolj nezadovoljni, saj so želeli in pričakovali hiter dostop do informacij, po možnosti tudi oddaljen, smo začeli govoriti o digitalizaciji. Pod to smo vsi razumeli skeniranje papirnih dokumentov in s tem njihovo pretvarjanje iz fizične v digitalno obliko. Potem je prišlo do razmaha digitalnih tehnologij in spet smo govorili o digitalizaciji, čeprav je šlo v tem primeru za nekaj čisto drugega kot samo pretvarjanje papirnih dokumentov iz fizične v digitalno obliko.

Danes je poleg izraza digitalizacija zelo modna še digitalna preobrazba (transformacija), vendar pa uporaba vseh teh izrazov daje slutiti veliko zmedo in nerazumevanje. Zato v nadaljevanju najprej osvetlimo, o čem je pravzaprav govora, ko vsepovprek govorimo o digitalizaciji, s tem pa dejansko zmanjšujemo njeno moč in pomen ter posledično morda ogrožamo preživetje marsikatere organizacije. Pravzaprav gre za tri različne izraze (Slika 1): digitizacija, za katerega v Sloveniji pravzaprav nimamo pravega prevoda, digitalizacija in digitalna preobrazba (transformacija), s popolnoma različnimi pomeni in različnim vplivom na poslovne procese v organizacijah.