Kratka zgodovina Uredbe o upravnem poslovanju

Prva Uredba o upravnem poslovanju (v nadaljevanju UUP) je bila sprejeta pred že petnajstimi leti, natančneje februarja 2005, v veljavo pa je stopila mesec kasneje, to je 4. marca 2005.

Pravna podlaga: 19. in 63. člen Zakona o splošnem upravnem postopku¹ in 7. člen Zakona o državni upravi².

Namen: ureja upravno poslovanje, kar obsega:

• delovni in poslovni čas ter uradne ure,

• uporabo prostorov in opreme,

• upravljanje dokumentarnega gradiva,

• komunikacijo s strankami in drugimi javnostmi,

• izvajanje uradnih dejanj,

• poslovanje v jezikih narodnih skupnosti in

• nadzor nad izvajanjem te uredbe.

Velja za: organe državne uprave, uprave samoupravnih lokalnih skupnosti ter druge pravne in fizične osebe, kadar na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge, če ni s to uredbo in z drugimi predpisi določeno drugače. Izjeme so opredeljene v tretjem odstavku 1. člena uredbe.

V letu 2005 sprejeta UUP je povzela sedem do takrat veljavnih podzakonskih predpisov:

• Uredbo o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom (Uradni list RS, št. 91/01),

• Navodilo za izvajanje Uredbe o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom (Uradni list RS, št. 26/02),

• Uredbo o načinu poslovanja organov javne uprave s strankami (Uradni list RS, št. 22/01, 81/03),

• Uredbo o pridobivanju in posredovanju podatkov med organi javne uprave za potrebe upravnih postopkov (Uradni list RS, št. 38/02, 129/03),

• Uredbo o poslovnem času, uradnih ur in delovnem času v organih državne uprave (Uradni list RS, št. 21/01, 54/02, 31/03, 18/04),

• Navodilo o obliki ovojnice za obvezno osebno vročanje v splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 11/02) in

• Pravilnik o obveznem okviru načrta klasifikacijskih znakov (Uradni list RS, št. 115/03),

ki so s sprejetjem te uredbe prenehali veljati.

Od sprejetja UUP je ta doživela nekaj sprememb in dopolnitev, objavljene v Uradnih listih RS pod številkami:

Sprememba UUP v letu 2018 (št. Uradnega lista 9) je predstavljala večjo spremembo, kot pravna podlaga za sprejetje UUP pa je naveden po novem tudi prvi odstavek 39. člena Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št.30/06 in 51/14). Ta določa:

Javnopravne osebe morajo skrbeti za ohranjanje, materialno varnost, celovitost in urejenost dokumentarnega gradiva, ki ga prejemajo ali nastaja pri njihovem delu, dokler ni iz tega gradiva odbrano arhivsko gradivo.

Posamezna področja, ki jih ureja UUP, dodatno urejajo zaenkrat še tri uredbe, objavljene v Uradnem listu RS:

ZADNJA SPREMEMBA UUP – oktober 2021 – kaj je novega?

Vlada je v 27. oktobra sprejela spremembe UUP z začetkom uveljavitve 13. novembra. Sprememba UUP prinaša novosti pri poslovanju organov državne uprave, občin in nosilcev javnih pooblastil, ki naj bi pozitivno prispevale tudi k poenostavitvi postopkov za uporabnike.

Poglavje II. POSLOVANJE IN ZAGOTAVLJANJE JAVNOSTI DELA

Podpoglavje 5. Poslovanje s strankami v posamičnih zadevah

Zadnja sprememba UUP v 21. členu (naročanje) spreminja pravila dostopa strank in drugih udeležencev do organa. Po novem je podrobneje urejeno upravičenje uporabnikov, da se naročijo za izvedbo storitve, ki jo želijo opraviti neposredno pri organu državne uprave, občine ali pri nosilcu javnega pooblastila. Do sedaj se je naročanje izvajalo v skladu z notranjimi pravili vsakega organa, po novem se bodo pravila poenotila tako, da bo strankam zagotovljeno naročanje po telefonu in po elektronski poti. Organi bodo uporabnike o tem obveščali z obvestili na spletnih straneh in v uradnih prostorih, ki morajo vključevati postopek naročanja, telefonsko številko in elektronski naslov ali naslov za spletno naročanje, če se pri organu omogoča spletno naročanje. Uporabnikom, ki se bodo naročili in se s tem izognili morebitnemu čakanju v vrstah v uradnih prostorih, bodo organi zagotavljali obravnavo v terminu, ki ga bodo predlagali uporabniki, če to ne bo mogoče pa na prvi prosti termin.

Podpoglavje 8. Poslovni čas in uradne ure

Obstoječi okvir časa in uradnih ur organov državne uprave (vladne službe, ministrstva in organi v njihovi sestavi) ostaja nespremenjen (ponedeljek, torek, sredo in četrtek se poslovni čas začne ob 9.00 in konča ob 15.30, v petek pa se začne ob 9.00 in konča ob 14.30). Vendar bo UUP omogočila predstojniku omenjenih organov, da zaradi povečanega interesa za neko upravno storitev (na primer za izdajo osebnega dokumenta ali elektronskega potrdila) lahko odredi, da organ lahko začasno posluje tudi v soboto.

Sprememba UUP tudi določa, da lahko predstojnik organa začasno odredi razpored uradnih ur nad minimumom, ki je sicer določen s tem členom (v izjemnih okoliščinah ali če je to nujno zaradi obsega nalog, posebnosti obdobja v koledarskem letu ali za opravljanje dela, ki mora biti opravljeno brez prekinitve ali v določenem času).

Sprememba UUP tudi poenostavlja poslovanje, saj odpravlja soglasja ministra za javno upravo, ki jih je moral izdati pred spremembo poslovnega časa in uradnih ur zaradi izjemnih okoliščin, kot so naravne nesreče, požari, epidemija, ali kot je to potrebno zaradi obsega nalog, posebnosti v koledarskem letu, za opravljanje dela nad minimumom uradnih ur določenih z uredbo.

Poglavje III. UPRAVLJANJE DOKUMENTARNEGA GRADIVA

Podpoglavje 7. Priprava dokumentov

V spremembo UUP marca 2020³ je bil dodan 63.a člen (podpis dokumenta), ki se je nanašal na pravila podpisovanja dokumenta, in sicer:

• dokument v fizični obliki se podpiše z lastnoročnim podpisom,

• dokument v elektronski obliki pa z elektronskim podpisom.

Dodana pa je bila še izjema glede vročitve elektronsko podpisanega dokumenta. Pomeni, da če sta odločba ali sklep izdana v elektronski obliki in podpisana z elektronskim podpisom, se lahko kot izvirnik vročata v fizični obliki, vendar pa morata imeti faksimile podpisa in žig. Če pa organ, ki prejme odločbo ali sklep, podpisan s faksimilom podpisa, podvomi v njuno pristnost, lahko to vedno preveri pri organu, ki ga ju je izdal. Dodatna sprememba⁴ UUP sprejeta novembra 2020 je 63.a člen dopolnila še z določilom, da mora biti na dokumentu, ki je izdan v elektronski obliki in podpisan z elektronskim podpisom, na vidnem mestu označeno, da je podpisan z elektronskim podpisom, kdo ga je podpisal, datum podpisa, številko dokumenta, podatke o izdajatelju, identifikacijski številki in veljavnosti potrdila za elektronski podpis.

Kaj prinaša zadnja sprememba UUP?

Naslov 63a člena se preimenuje iz “podpis dokumenta” v “oblika in podpis dokumenta”, temu primerno je člen tudi dopolnjen glede na prejšnjo različico.

Pomembno: Organi državne uprave, občine in nosilci javnih pooblastil morajo najkasneje do 4. aprila 2022 vzpostaviti notranje poslovanje z dokumenti v elektronski obliki, kar pomeni, da jih bodo (razen v izjemnih primerih, ki jih določi UUP) praviloma izdajali v elektronski obliki.

Fizično obliko dokumenta bodo lahko izdajali le v primeru, če izdaja v elektronski obliki ni mogoča zaradi tehničnih razlogov ali je pri pravnih poslih sklenjen tak dogovor.

Vendar pa še vedno velja, da se bodo uporabniki lahko na organe državne uprave, občine in nosilce javnih pooblastil še naprej obračali na uveljavljene načine, torej tudi z vlogami v fizični obliki. Uporabniki, ki z organi in občinami ne bodo poslovali elektronsko, bodo spremembo v načinu poslovanja opazili tako, da na dokumentih v fizični obliki, razen na upravnih odločbah in sklepih, ne bo lastnoročnega podpisa izdajatelja, ampak bo na njih označeno, da so izdani v elektronski obliki in podpisani z elektronskim podpisom.

Podpoglavje 8. Odprema dokumentarnega gradiva

Z zadnjo spremembo UUP je dodano tudi določilo glede oblike odpremljenega dokumenta (dodan 66a člen), in sicer se mora dokument odpremiti v obliki, v kateri je bil izdan. Izjemoma se dokument odpremi kot fizična ali elektronska kopija, če ga zaradi razlogov na strani naslovnika ali organa ni mogoče poslati ali vročiti v obliki, v kateri je bil izdan.

Poglavje IV. POSEBNI PRIMERI KRAJEVNE PRISTOJNOSTI

Z zadnjo različico UUP se razširi nabor vlog, za katere ne velja krajevna pristojnost. Po novem bodo državljanke in državljani na katerikoli upravni enoti (UE) lahko oddali tudi vlogo za: dovoljenja za učitelje vožnje, učitelje predpisov in strokovne vodje šol vožnje, izkaznice o vozniških kvalifikacijah, priglasitev in prijavo na vozniški izpit in vpis spremljevalcev v evidenco o vozniških dovoljenjih in evidenčni karton vožnje.

Poglavje V. URADNA DEJANJA

Podpoglavje 4. Elektronske vloge brez elektronskega podpisa, enakovrednega lastnoročnemu podpisu

S spremembo UUP, ki je stopila v veljavo marca 2020, je bil dodan nov postopek (člen 101), kjer se elektronska vloga lahko vloži brez elektronskega podpisa, ki je enakovreden lastnoročnemu podpisu, in sicer v postopku pobiranja davkov, če zavezanec za davek vloži vlogo prek portala eDavki. Pred to spremembo UUP je to veljalo za postopka:

• z zahtevo za dostop do informacij javnega značaja;

• z zahtevo za dostop do informacij za medije po zakonu, ki ureja medije.

Kaj prinaša zadnja sprememba UUP?

Zadnja sprememba UUP (člen 101) tudi razširja nabor vlog, ki jih v upravnih zadevah iz pristojnosti Zavoda Republike Slovenije za zaposlovanje in Zavoda za zdravstveno zavarovanje Slovenije ni treba podpisovati s kvalificiranim elektronskim podpisom, če bodo vložene preko informacijskega sistema omenjenih zavodov: vloge za povračilo stroškov, ki se izplačata iz sredstev obveznega zdravstvenega zavarovanja, vloge za prijavo in odjavo iz evidence brezposelnih oseb in evidence iskalcev zaposlitve, vloge za nadomestilo stroškov iskanja zaposlitve, vloge za uveljavljanje pravice do denarnega nadomestila za primer brezposelnosti, do plačila prispevkov za obvezna socialna zavarovanja in do plačila prispevkov za pokojninsko in invalidsko zavarovanje eno leto pred izpolnitvijo minimalnih pogojev za pridobitev pravice do starostne pokojnine po predpisih o pokojninskem in invalidskem zavarovanju ter vloge za uveljavljanje spodbude za zaposlitev prejemnikov denarnega nadomestila.